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Start Aktuelles Löschungsverpflichtung (§ 27 DSG) & Aufbewahrungspflichten nach UGB und BAO

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Löschungsverpflichtung (§ 27 DSG) & Aufbewahrungspflichten nach UGB und BAO

 

OGH bestätigt UGB und BAO als taugliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (Speicherung) von Daten (30.1.2017, 6Ob178/16v)

 

 

 

 

§ 27 DSG sieht vor, dass personenbezogene Daten, die für den Zweck der Datenverarbeitung nicht mehr benötigt werden, gelöscht werden müssen, da diese ab dem Zeitpunkt, in dem sie nicht mehr benötigt werden als unzulässige Daten angesehen werden. Eine Ausnahme besteht für Archivdaten, sofern die Archivierung gesetzlich zulässig ist und der Zugang besonders geschützt ist.

Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die ursprünglich zulässig war, kann sohin durch Zeitablauf unzulässig werden, weil nach einer Interessensabwägung und selbst unter Bedachtnahme auf gesetzliche Vorschriften die weitere Speicherung der personenbezogenen Daten auf keine taugliche Rechtsgrundlage iSd DSG gestützt werden kann. Ist jedoch eine taugliche Rechtsgrundlage vorhanden, dann ist kein Platz für ein Löschungsbegehren und auch nicht für eine Unterlassungsklage.

Wenn sich jedoch jemand auf § 212 UGB und §§ 124 ff BAO als taugliche Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung (weitere Speicherung) der personenbezogenen Daten berufen kann, dann erfolgt diese Speicherung aufgrund einer tauglichen Rechtsgrundlage und ist daher zulässig. Diese Bestimmungen beziehen sich auf die Aufbewahrungsverpflichtungen von Unternehmern.

§ 212 UGB (Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungsfrist) lautet:

(1) Der Unternehmer hat seine Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt den Lageberichten, Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Belege für Buchungen in den von ihm gemäß § 189 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege) sieben Jahre lang geordnet aufzubewahren; darüber hinaus noch solange, als sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem der Unternehmer Parteistellung hat, von Bedeutung sind.

(2) Die Frist läuft vom Schluß des Kalenderjahrs an, für das die letzte Bucheintragung vorgenommen, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz und der Jahresabschluß festgestellt, der Konzernabschluß aufgestellt oder der Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet worden ist.

BAO (Bundesabgabenordnung)
3. Führung von Büchern und Aufzeichnungen.

§ 124. Wer nach dem Unternehmensgesetzbuch oder anderen gesetzlichen Vorschriften zur Führung und Aufbewahrung von Büchern oder Aufzeichnungen verpflichtet ist, hat diese Verpflichtungen auch im Interesse der Abgabenerhebung zu erfüllen.

§ 132. (1) Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren; darüber hinaus sind sie noch so lange aufzubewahren, als sie für die Abgabenerhebung betreffende anhängige Verfahren von Bedeutung sind, in denen diejenigen Parteistellung haben, für die auf Grund von Abgabenvorschriften die Bücher und Aufzeichnungen zu führen waren oder für die ohne gesetzliche Verpflichtung Bücher geführt wurden. Soweit Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sollen sie sieben Jahre aufbewahrt werden. Diese Fristen laufen für die Bücher und die Aufzeichnungen vom Schluß des Kalenderjahres, für das die Eintragungen in die Bücher oder Aufzeichnungen vorgenommen worden sind, und für die Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen vom Schluß des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen; bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluß des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

(2) Hinsichtlich der in Abs. 1 genannten Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen kann die Aufbewahrung auf Datenträgern geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.

(3) Wer Aufbewahrungen in Form des Abs. 2 vorgenommen hat, muß, soweit er zur Einsichtgewährung verpflichtet ist, auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die notwendig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen, und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen. Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen.

 

Jede Verarbeitung von (nicht-sensiblen) personenbezogenen Daten durch private Organisationen bedarf einer „Rechtsgrundlage“ nach dem DSG; dazu zählen u.a.

  • die Zustimmung (Einwilligung) der betroffenen Person (§ 8 (1) Z 2 DSG; jederzeit widerruflich (!)),
  • das überwiegend („Interessensabwägung“) berechtigte Interesse (§ 8 (1) Z 4 DSG) des Auftraggebers oder Dritter,
  • insbesondere die Erfüllung eines Vertrages zwischen Auftraggeber und Betroffenen (§ 8 (3) Z 4 DSG)
  • zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen des Auftraggebers (§ 8 (3) Z 5 DSG) und
  • auch gesetzliche Grundlagen (§ 8 (1) Z 1 DSG), die die Verarbeitung bestimmter Daten für bestimmte Zwecke ermöglichen oder gar vorschreiben, oder
  • lebenswichtige Interessen des Betroffenen (§ 8 (1) Z 3 DSG).

 

In der DSGVO sind die „Rechtsgrundlagen“, die eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten ermöglichen, in Art. 6 DSGVO:

Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:

1.       Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;

2.       die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;

3.       die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt;

4.       die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;

5.       die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;

6.       die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.

Wenn daher der Auftraggeber (Verantwortlicher) keine „Rechtsgrundlage“ dafür nutzen kann, um die Verarbeitung von (nicht-sensiblen) personenbezogenen Daten zu rechtfertigen, dann ist die Verarbeitung unzulässig und zu unterlassen.

Wird z.B. die Zustimmung einer Person zur Teilnahme an einem Kundenbindungsprogramm widerrufen, dann ist es notwendig, die personenbezogenen Daten, die uU auch bei Abwicklung eines Vertragsverhältnisses verwendet wurden, für den Zweck des Kundenbindungsprogrammes zu löschen bzw. nicht mehr zu verwenden; derselbe Auftraggeber ist jedoch berechtigt, zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsverpflichtungen aufgrund UGB und/oder BAO darf der Auftraggeber diese Daten jedoch weiterhin speichern.

 

 

 

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